Tout savoir sur le métier de secrétaire indépendante

Questions / Réponses

FAQ

Foire aux Questions

Une secrétaire indépendante offre généralement une gamme de services administratifs et de soutien professionnel à ses clients. Voici quelques-unes des tâches courantes qu’une secrétaire indépendante peut effectuer :

Gestion administrative : Organiser les agendas, planifier les réunions, coordonner les voyages et faire des réservations.

Communication : Gérer les appels téléphoniques, répondre aux e-mails, rédiger des courriers et des documents professionnels.

Gestion de documents : Créer, éditer et mettre en forme des documents tels que des rapports, des présentations, des factures et des devis.

Soutien informatique : Fournir une assistance de base en informatique, notamment la gestion des fichiers, la saisie de données, l’utilisation de logiciels de traitement de texte et de tableurs.

Gestion de projet : Aider à la coordination et à l’organisation des projets, y compris le suivi des tâches, la gestion des échéances et la communication avec les parties prenantes.

Services comptables de base : Tenir à jour les registres financiers, effectuer des tâches de facturation, de suivi des paiements et de préparation de documents comptables simples.

Services de rédaction et de correction : Rédiger, corriger et relire des documents professionnels tels que des rapports, des présentations et des publications.

Soutien administratif spécialisé : Fournir des compétences spécialisées telles que la transcription, la traduction, la gestion des médias sociaux, la planification d’événements, etc.

En résumé, une secrétaire indépendante peut être une ressource polyvalente et flexible, offrant un large éventail de services administratifs et de soutien professionnel pour répondre aux besoins spécifiques de ses clients.

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles une entreprise ou un individu pourrait choisir de faire appel à une secrétaire freelance plutôt que d’embaucher un employé à temps plein. Voici quelques-unes de ces raisons :

Flexibilité : Les secrétaires indépendantes offrent souvent une flexibilité en termes de temps de travail et de disponibilité. Elles peuvent être disponibles pour travailler sur des projets ponctuels, à temps partiel ou à temps plein, selon les besoins du client.

Coût : Engager une secrétaire indépendante peut être plus économique que d’embaucher un employé à temps plein, car le client ne paie que pour les services effectivement rendus, sans avoir à assumer les coûts supplémentaires associés à un employé traditionnel, tels que les avantages sociaux, les congés payés et les cotisations d’assurance.

Expertise spécialisée : Les secrétaires indépendantes peuvent apporter une expertise spécialisée dans des domaines spécifiques tels que la gestion administrative, la gestion de projet, la comptabilité, la rédaction, etc., ce qui peut être précieux pour les entreprises qui ont besoin de compétences particulières pour des projets spécifiques.

Pas besoin d’espace de bureau supplémentaire : Engager une secrétaire indépendante permet d’économiser de l’espace de bureau, car elles travaillent généralement à distance depuis leur propre bureau.

Éviter les tâches administratives : Engager une secrétaire indépendante permet aux entrepreneurs et aux petites entreprises de déléguer les tâches administratives, ce qui leur permet de se concentrer sur leur cœur de métier et sur les aspects stratégiques de leur entreprise.

En résumé, engager une secrétaire indépendante peut offrir une solution flexible, rentable et spécialisée pour répondre aux besoins administratifs d’une entreprise ou d’un individu.

L’exercice de la comptabilité est réglementé.

Une secrétaire/assistante indépendante même comptable de métier ou de formation ne peut pas réaliser de travaux comptables.

En résumé, en tant que secrétaire freelance nous ne pouvons pas :

  • faire les imputations comptables
  • saisir les pièces comptables dans un logiciel dédié
  • faire les écritures de clôtures et les déclarations

Nous pouvons toutefois faire la préparation comptable en envoyant tous les documents à votre comptable, faire le pointage de vos factures, les relances des factures impayées…

Une secrétaire indépendante peut intervenir chez les particuliers pour les aider :

  • à la rédaction des correspondances courantes ;
  • aux formalités administratives (telle que la souscription de la déclaration de revenus ou la demande d’une allocation) ;
  • au paiement et au suivi des factures du foyer ;
  • à la facilitation des contacts et des relations, avec les administrations publiques.
  • Au tri, classement des documents

Concernant la déclaration des impôts, il n’y a pas de règlementation comme pour la comptabilité. Toutefois, elle peut être complexe selon le particulier, c’est pourquoi je m’appuis sur un conseiller en gestion de patrimoine lorsque que j’en ai besoin.

Petit plus, l’assistance administrative à domicile fait partie des services bénéficiant du crédit d’impôt. *

* Sont exclus de cette activité tous les actes ou conseils juridiques ou fiscaux relevant des professionnels du droit ou du chiffre ainsi que les travaux littéraires ou bibliographiques.

Le tarif d’une secrétaire varie en fonction du volume d’heures et de la distance, mais également en fonction de l’expertise de la secrétaire indépendante.

Le tarif est en général entre 30€ et 35€ de l’heure.

Pour ma part, je réalise les tâches que l’entreprise me confie et si besoin je conseille également sur l’organisation et la mise en place d’outil pour optimiser le travail.

Une secrétaire indépendante intervient dans des entreprises différentes, il est donc compliqué de maitriser tous les logiciels existants. Toutefois, elle a une grande adaptabilité, sait aller chercher de l’information. Elle saura rapidement prendre en main le logiciel du client après une courte formation.